Vorprojekt Dokumenten-Management-System (DMS-Einführung)
Kunde: Robert Schumann Hochschule Düsseldorf | Durchführungszeitraum: 04/2024 - 03/2025
Projektinhalt
Zahlreiche Hochschulen haben ein DMS beschafft und scheitern an einer zügigen Implementierung, weil das Einsatzszenario noch ungeklärt ist. Die Robert Schumann Hochschule hat sich entschlossen, zunächst die eigene „Sprechfähigkeit“ sicherzustellen, um dann eine erfolgreiche und zügige Implementierung des DMS zu gewährleisten. Im DMS-Vorprojekt wurde ausgehend von einem Prozessregister das Einsatzszenario für das DMS in den drei Dimensionen „digitale Antragsstellung“, „Workflow-Abbildung“ und „elektronische Aktenführung“ auf Prozessebene bestimmt. So ergaben sich unterschiedliche DMS-Teilprojekte, die teils Funktionalitäten im Blick haben (z.B. digitales Gremienmanagement) und teils die großen Fall-Akten (z.B. Personalakten). Für die Hochschule wurde anschließend der elektronische Aktenplan erstellt und die einzelnen Organisationseinheiten definierten – teils bereits im Sinne einer Feinkonzeption – die spätere Aktenstruktur einschließlich Dokumententypen- und Metadaten-Bedarfe.
Vorgehensweise und Methoden
Wissensvermittlung zu Funktionsumfang und Aufbau eines DMS sowie zu Formen elektronischer Aktenführung
Analyse von Digitalisierungsbedarfen auf Prozessebene und Ableitung des DMS-Einsatzszenarios
Analyse der DMS-Systemintegration und Erstellung von Schnittstellensteckbriefen
Analyse der Veraktungspraxis und Definition von e-Aktenstrukturen in diversen Organisationsbereichen
Kompetenzen
Vertiefte Systemkenntnisse DMS
Prozessmanagement und Digitalisierungsoptionen auf Prozessebene über alle Verwaltungsprozesse hinweg
Experteninterviews
Aktenstrukturkonzeption
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