Anforderungsdefinition und Projektmanagement für Digitalisierungsprojekte
Kunde: Universität zu Köln | Durchführungszeitraum: 05/2023 – 06/2024
Projektinhalt
Aus einer Digitalisierungsinventur auf Prozessebene entstand in 2022 für die Verwaltung der Universität zu Köln ein Portfolio von ca. 35 Projekten, die die Digitale Transformation in den unterschiedlichen Geschäftsprozessbereichen vorantreiben. Das Portfolio wird strategisch von der Programmsteuerungsgruppe unter Vorsitz der stellvertretenden Kanzlerin begleitet. Die Abt. 15 Organisationsentwicklung koordiniert und unterstützt im Multiprojektmanagement operativ die Projekte in der Konzeptionsphase und punktuell auch in der Umsetzung. Um trotz Personalengpässe komplexe Projekte nicht zu verzögern, wurde ein Rahmenvertrag mit den Hochschulberatern der human digitals GmbH über eine externe Projektberatung geschlossen. Inhaltlich konzentrierte sich die Unterstützung auf die vier Themenbereiche:
1) Digitales Berufungsmanagement,
2) e-Payment-Services in Prozessen,
3) Web-Relaunch und
4) Auswahl eines Buchungssystems für Beratungstermine, Räume und Arbeitsplätze.
Je nach Projektphase stand die Initialisierung des Projekt-Setups, die Anforderungserhebung oder die fachliche Begleitung des Vergabeverfahrens im Mittelpunkt. Eine reizvolle Aufgabe war zudem die externe Moderation eines Informationstags zum Stand des Multiprojektmanagement für die circa 60 Führungskräfte der Verwaltung und IT.
Vorgehensweise und Methoden
Fachliche Begleitung des Multiprojektmanagements durch Projektstatuseinschätzung
Projektinitialisierung durch Aufbau der Projektorganisation und des Projektstrukturplans
Anforderungsdefinition entlang von digitalen Soll-Prozessen und Software-Einsatzszenarien
Ausarbeitung von fachlichen Vergabeunterlagen und Begleitung von Beschaffungsprozessen
Großgruppenmoderation einer Informationsveranstaltung
Kompetenzen
Projektportfolio-Management
Projektkonzeption und -initialisierung
Anforderungsdefinition
Lastenhefterstellung
Moderation einer Informationsveranstaltung
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