Analyse einer DMS-Einführung
Kunde: Universität Bielefeld | Durchführungszeitraum: 04/2024 bis 06/2024
Projektinhalt
Die human digitals GmbH wurde mit der Untersuchung der Einführung und des Betriebs des DMS „d.velop documents“ zur Realisierung der elektronischen Aktenführung in der Verwaltung der Universität Bielefeld beauftragt, um Fortschritte des Projekts zu bewerten und mögliche Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Ein weiterer Aspekt war die Begutachtung der Zusammenarbeit mit dem Kompetenzzentrum E-Akte.NRW. Im Mittelpunkt standen die strategische Zielstellung, die Projektorganisation, die Methoden in der Anforderungserhebung und DMS-Implementierung, die Organisation des technischen DMS-Betriebs sowie die Kommunikationsroutinen des DMS-Projekts. Die Prüfung umfasste auch die Zusammenarbeit mit dem Systemlieferanten d.velop. So entstanden 8 zentrale Empfehlungen mit in Summe 23 konkreten Veränderungsvorschlägen, um das Projekt trotz aufgelaufener Zeit- und Ressourcenproblemen erfolgreich abschließen und das DMS in der Verwaltung in den operativen Betrieb zu bringen.
Vorgehensweise und Methoden
Dokumentenstudium zur Ausgangssituation (Projektsteckbrief, Projektstrukturplan, EVB-IT-Verträge, Projektorganisation, etc.)
leitfragengestützte Interviews der operativ beteiligten Gruppen (Projektgruppe, Rechenzentrum, Steuerungsebene, etc.)
Schwachstellen-Analyse in Workshop-Formaten mit dem DMS-Anbieter
Nutzendenbefragung durch qualitative Interviews zur Erhebung der User-Experience
Kompetenzen
IT-Einführungsprojekt-Analyse
IT-Dienstleistersteuerung
Projektmanagement
DMS-Expertise
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