Vorprojekt Dokumenten-Management-Systems (DMS-Einführung)
Kunde: Deutsche Sporthochschule Köln | Durchführungszeitraum: März 2022 - Juni 2023
Projektinhalt
Ein DMS gilt als IT-Basisressource, um eine revisionssichere elektronische Aktenführung zu realisieren. DMS-Einführungsprojekte verlaufen jedoch oftmals schleppend, weil die Hochschule gegenüber dem DMS-Anbieter nicht auskunftsfähig ist, wie die e-Aktenstruktur und die dazugehörigen Workflows im DMS aussehen sollen. Die Deutsche Sporthochschule Köln hat sich daher zu einem Vorprojekt entschlossen, um das DMS-Potenzial auf Prozessebene zu bestimmen und eine Zielkonzeption des DMS-Einsatzes zu erarbeiten, auf deren Grundlage die Beschaffung eines geeigneten Systems und ein erfolgreiches Einführungsprojekt möglich sind. Wesentliche Bausteine der Beratungsleistung waren die DMS-Wissensvermittlung an die Process Owner und die Durchführung von prozessorientierten Anforderungsworkshops in den großen Geschäftsprozessbereichen sowie die Konzeption eines e-Gremien- und e-Vertragsmanagements im DMS. Zum Ende des Projekts wurden die Unterlagen für das Vergabeverfahren erstellt, eine Marktsichtung vorgenommen und das Einführungsvorgehen festgelegt.
Vorgehensweise und Methoden
Bestimmung des DMS-Einsatzpotenzials auf Prozessebene
Konzeption von DMS-Workflow-Anwendungen und e-Aktenstrukturen pro Geschäftsprozessbereich
Ableitung funktionaler Anforderungen an das gesuchte DMS
Erstellung der Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung, Anforderungskatalog, etc.)
Marktsichtung und Total-Cost-of-Ownership-Analyse
Kompetenzen
Prozessanalyse für digitale Ende-zu-Ende-Prozesse
DMS-Einsatzszenario-Konzeption (Antragsverfahren / Workflows / Veraktungsbedarfe)
Entwicklung Aktenstrukturkonzepte für Sach- und Fallakten
TCO-Analyse
Konzeption von Vergabeverfahren für EU-weite Softwarebeschaffungsvorgänge
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