Organisationsentwicklung im Studierendenservice
Kunde: Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin | Durchführungszeitraum: Juni 2022 - April 2023
Projektinhalt
Bisher wurden das Prüfungsmanagement und das Bewerber- und Studierendenmanagement an der HTW Berlin in zwei getrennten Teams durchgeführt. Durch die Umstellung auf eine teamübergreifende ganzheitliche Sachbearbeitung und den Kompetenzaufbau in agilen Methoden der Aufgabenbearbeitung sollen Kapazitätsengpässe zu Belastungsspitzen – zum Beispiel zur Bewerbungsphase oder in der Klausurenphase – vermieden werden. Nach einer mit der Hochschulleitung durchgeführten Zielklärung wurden die Teams in Workshops bei der Einführung funktionsübergreifender, selbstorganisierter Gruppen unterstützt. Ein Schwerpunkt lag auf der Überwindung anfänglicher Vorbehalte durch gezieltes Konfliktmanagement. Die Reorganisation an der Schnittstelle zwischen Zentral- und Fachbereichsverwaltung wurde begleitet, um die Prozessoptimierung nachhaltig zu verankern. Die Workshops boten den Teilnehmern einen sicheren Raum, um Bedenken zu äußern und gemeinsam Lösungen zu entwickeln, mit Fokus auf Vertrauen, Transparenz und gegenseitigem Verständnis – sowohl innerhalb der neuen Teams als auch in der Zusammenarbeit mit der Führungsebene.
Vorgehensweise und Methoden
Coaching und Wissensvermittlung: Individuelles Coaching der Teamleitungen, um diese in ihrer Rolle als „Servant Leader“ zu stärken
Prozessanalyse und -design: Analyse der Arbeitsprozesse und Einführung agiler Arbeitsweisen
Teambildung: Unterstützung bei der Bildung funktionsübergreifender Teams
Konfliktmanagement: Moderation zur Klärung von Bedenken und Konflikten
Agile Methoden: Einführung von Planning-Meetings, Daily Standups und kurzen Arbeitszyklen
Kompetenzen
Organisationsentwicklung
Prozessmanagement im Studierenden- und Prüfungsmanagement
Change Management / Konflikt- und Krisenmanagement
Agile Methoden in selbstorganisierten Teams
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