Entwicklung eines e-Aktenplans
Kunde: Hochschule Niederrhein | Durchführungszeitraum: Juni 2021 - Oktober 2021
Projektinhalt
Das Dezernat „Zentrale Organisation“ trägt die Verantwortung für die erstmalige Ausarbeitung eines elektronischen Aktenplans in Vorbereitung auf die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) in der Verwaltung der Hochschule Niederrhein. Die gelebte Veraktungspraxis innerhalb der Dezernate und Stabsstellen erwies sich dabei als historisch gewachsen und entsprechend disparat. Weil Aktenführung, Vorgangsbearbeitung und Aufgabenmanagement eng miteinander verbunden sind, entschied sich die Hochschule für eine externe Moderation von insgesamt vier Workshops mit allen am Projekt beteiligten Organisationseinheiten. Die Workshops bauten sachlogisch aufeinander auf. Nach einer initialen Wissensvermittlung zu Funktionalitäten eines DMS stand die Methodenvermittlung für eine IST-Analyse der bisherigen Aktenführung im Mittelpunkt. Die Workshops drei und vier galten dann der Good-Practice-Diskussion für die Konzeption der zukünftigen Struktur des elektronischen Aktenplans. Die inhaltliche Ausarbeitung des Aktenplans lag dezentral bei den einzelnen Organisationseinheiten unter der Koordination des Dezernats „Zentrale Organisation“.
Vorgehensweise und Methoden
DMS-Wissensvermittlung für alle Projektbeteiligten
Workshop zur Diskussion und Methodenvermittlung in der Analyse der bisherigen Veraktungspraxis
Workshop zur Good-Practice-Diskussion und Methodenvermittlung für die Konzeption von e-Aktenstrukturen in einem DMS
Unterstützung der Projektleitung in der Qualitätssicherung der Zuarbeiten der einzelnen Organisationseinheiten
Kompetenzen
Anforderungsmanagement Dokumenten-Management-Systeme
Expertise Hochschulprozesse
Elektronische Aktenführung
Workshop-konzeption und –durchführung
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