Digitalisierungsinventur und Umsetzungsplanung der Digitalen Transformation
Kunde: Max-Planck-Institut für Kohlenforschung | Durchführungszeitraum: Juni 2021 - November 2021
Projektinhalt
Das Max-Planck-Institut für Kohlenforschung (KOFO) in Mühlheim an der Ruhr betreibt Grundlagenforschung auf allen Gebieten der Katalyse. Die über 350 Beschäftigten, davon mehr als die Hälfte Nachwuchswissenschaftler*innen, sollen von modernen, digitalen Serviceprozessen profitieren. Mit diesem Ziel wurde im Projekt eine Digitalisierungsinventur auf Prozessebene über alle Bereiche der Verwaltung hinweg vorgenommen. Als besonders interessant stellte sich dabei die Besonderheit des KOFO heraus, als Stiftungsinstitut mit eigenem Rechenzentrum über einen vergleichsweise großen Handlungsspielraum in der Auswahl von Software zu verfügen. Aus den Änderungsbedarfen wurden > 25 Projekte abgeleitet, in Projektskizzen beschrieben und auf sachlogische Abhängigkeiten und Synergien untersucht. Anschließend fand im Kreis der Führungskräfte der Verwaltung die Priorisierung statt, aus der ein Umsetzungsplan – die Roadmap – für die Digitale Transformation entstand. Als erste Projekte wurden dann die Erneuerung des Zeiterfassungssystems und die Auswahl eines kombinierten Workflow- und Dokumentenmanagement-Systems gestartet.
Vorgehensweise und Methoden
Wissensvermittlung „Digitale Verwaltungsprozesse gestalten“ für alle Projektbeteiligten
Analyse der bestehenden IT-Anwendungslandschaft
Digitalisierungsinventur auf Prozessebene zur Identifikation der Änderungsbedarfe und Aktivierung der Fachabteilungen
Erarbeitung eines Projektportfolios zur schrittweisen Realisierung der Digitalen Transformation der Verwaltung
Abhängigkeitsmatrix, Projektpriorisierung und Initialisierung der ersten Digitalisierungsprojekte
Kompetenzen
Expertenwissen digitale Verwaltungsprozesse
Organisationsanalyse
Prozessmanagement
IT-Anforderungsmanagement
Multiprojektmanagement-Steuerung
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