Anforderungsspezifikation, Auswahl und Beschaffung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS)
Kunde: Technische Universität Braunschweig | Durchführungszeitraum: Dezember 2020 - August 2021
Projektinhalt
Die TU Braunschweig plant die vollständige Digitalisierung aller Verwaltungs- und Servicestellen. Zusätzlich zu den bestehenden IT-gestützten Fachverfahren soll dafür ein Dokumenten-Management-Systems (DMS) beschafft und implementiert werden. Ziel ist es, den vollständigen Dokumenten-Lebenszyklus von der Antragsstellung über die Vorgangsbearbeitung bis zur Aktenführung digital im DMS abbilden zu können, sofern nicht bereits bestehende IT-Systeme diese Aufgaben besser unterstützen. Die human digitals GmbH beglietete das Projekt mit ihrer Fachexpertise, insbesondere in den Bereichen: Wissensvermittlung zu den Funktionalitäten und möglichen Einsatzszenarien eines DMS, Analyse des aktuellen Stands der Digitalisierung der Geschäftsprozessbereiche durch Workshops, die Erhebung der IT-Systemlandschaft und Anforderungserhebung und -systematisierung auf der Basis der Geschäftsprozesse. Auf der Grundlage der erstellten fachlichen Anforderungen (Lastenheft) wurde eine indikative Marktrecherche durchgeführt. Anschließend erfolgte die fachliche Finalisierung der Vergabeunterlagen für ein EU-weites Vergabeverfahren zur DMS-Beschaffung.
Vorgehensweise und Methoden
Wissensvermittlung zu Funktionen und Limitationen eines DMS
Analyse des Digitalisierungsstands auf Ebene der Geschäftsprozessbereiche
Anforderungsspezifikation und Redaktion der fachlichen Vergabeunterlagen
Durchführung einer Marktsichtung mit DMS-Anbietern
Konzeption und fachliche Begleitung des Vergabeverfahrens
Kompetenzen
Prozessexpertise zu universitären Serviceprozessen
Expertenwissen Softwareklasse DMS
Anforderungsmanagement
Fachliche Begleitung Vergabeverfahren für IT-Beschaffungsprojekte
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