Vorprojekt Dokumenten-Management-Systems (DMS-Einführung)
Kunde: Hochschule für Musik und Tanz Köln | Durchführungszeitraum: Mai 2022 - November 2022
Projektinhalt
Ein DMS gilt als IT-Basisressource, um eine revisionssichere elektronische Aktenführung zu realisieren. DMS-Einführungsprojekte verlaufen jedoch oftmals schleppend, weil die Hochschule gegenüber dem DMS-Anbieter nicht auskunftsfähig ist, wie die e-Aktenstruktur und die dazugehörigen Workflows im DMS aussehen sollen. Die Hochschule für Musik und Tanz Köln hat sich daher zu einem Vorprojekt entschlossen, um das DMS-Potenzial auf Prozessebene zu bestimmen und eine Zielkonzeption des DMS-Einsatzes zu erarbeiten – bevor ein DMS-Einführungsprojekt startet und dann die Sprechfähigkeit der Hochschule erfordert, um die Konfiguration des Systems umzusetzen. Wesentliche Bausteine der Beratungsleistung waren die DMS-Wissensvermittlung an die Führungskräfte und die Durchführung von Interviews in den verschiedenen Geschäftsbereichen zur Bestimmung des DMS-Einsatzpotenzials auf Prozessebene. In einigen Organisationseinheiten wurden zudem grundlegende Konzepte zur Aktenstrukturbildung im DMS entwickelt, um später leichter einen vollständigen elektronischen Aktenplan realisieren zu können.
Vorgehensweise und Methoden
Wissensvermittlung zu digitalen Prozessen und den Funktionen und Limitationen eines DMS
Interviews zur Bestimmung des DMS-Einsatzpotenzials auf Prozessebene
Konzeption von e-Aktenstrukturen in verschiedenen Geschäftsbereichen
Zusammenstellung der Projektergebnisse für eine gute Sprechfähigkeit der Hochschule zum Start des DMS-Implementierungsprojekts
Kompetenzen
Fachexpertise Dokumenten-Management-Systeme
Digitales Prozessmanagement
Aktenstrukturentwicklung für e-Aktenführung
Einsatzszenario-Definition und Einführungsvorgehen für DMS-Implementierungsprojekte
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