Digitalisierungsinventur und Roadmapping der Digitalen Transformation einer Universitätsverwaltung
Kunde: Universität zu Köln | Durchführungszeitraum: August 2021 - Juni 2022
Projektinhalt
Durch den Einbezug der Hochschulen unter den Geltungsbereich des E-Government-Gesetzes NRW im Juni 2020 haben sich neue Chancen für die Realisierung einer möglichst umfassenden Digitalisierung der Service- und Unterstützungsprozesse eröffnet. Die Verwaltung der Universität Köln hat dies zum Anlass genommen, in einem umfassenden Projekt aus sechs Phasen (Analyse IST-Situation, Strategieentwicklung, Wissensvermittlung, Digitalisierungsinventur, Projektentwicklung und Priorisierung) die Digitale Transformation zu planen und zu steuern. Im Ergebnis entstanden so eine Strategie, ein Projektportfolio aus ca. 40 Projekten, eine Roadmap 2022 bis 2026 sowie ein Steuerungsmechanismus zur kontinuierlichen Evaluation des Veränderungsprozesses. Zahlreiche Ergebnisse aus dem Projekt sind öffentlich einsehbar unter: https://veraenderung.verw.uni-koeln.de/
Vorgehensweise und Methoden
Wissens-Workshops „Digitale Prozesse“ für die Führungskräfte der Verwaltung
Partizipative Entwicklung eines Strategiepapiers „Digitale Verwaltung“
Analyse und Weiterentwicklung der Prozesslandkarte und des IT-Anwendungsregisters
Experteninterviews auf Prozessebene zur Bestandsaufnahme des Digitalisierungsgrads (350 Verwaltungsprozesse)
Projektkonzeption für ca. 40 Digitalisierungsprojekte (Projektskizzen)
Partizipative Priorisierung der Digitalisierungsprojekte, Erarbeitung einer Abhängigkeitsmatrix und zeitliche Ablaufplanung (Roadmap)
Aufsetzen eines Projektportfolio-Managements im Rahmen der bestehenden „Projektsteuerungsgruppe“
Kompetenzen
Stakeholder-Management
Strategieentwicklung für die Digitale Transformation
Prozessmanagement für digitale Verwaltungsprozesse
Organisationsentwicklung / IT-Anwendungslandschaft
Multiprojektmanagement-Methoden / Projektportfolio-Management
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