Die digitale Transformation der Verwaltung einer Kunsthochschule planen
Kunde: Kunstakademie Münster | Durchführungszeitraum: April 2024 - März 2025
Projektinhalt
Die Verwaltung der Kunstakademie Münster steht vor der Herausforderung, bei eingeschränkten (Personal-)Ressourcen die Digitale Transformation hin zu vollständig digitalen Service-Prozessen zu erreichen. Dabei gilt, dass die oftmals geringen Fallzahlen in Prozessen zu IT-Lösungen abseits großer (und teurer) Fachverfahren führen müssen. Zudem verpflichtet das EGovG NRW die Kunstakademie zur Etablierung der elektronischen Aktenführung. Im Projekt wurden daher die Aspekte einer „Digitalisierungs-inventur“ auf Prozessebene, der Konzeption einer adäquaten IT-Anwendungslandschaft und die Vorbereitung auf die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems zur eAktenführung kombiniert. Im Ergebnis kann die Kunstakademie Münster die Projekte der Digitalen Transformation beschreiben, auf einer Roadmap zeitlich einplanen, mit Ressourcen unterlegen und ist zudem sprechfähig gegenüber einem DMS-Anbieter, um zügig und aufwandsarm die elektronische Aktenführung zu realisieren.
Vorgehensweise und Methoden
Initialer Aufbau eines Prozessregisters der Serviceprozesse
IST-Erhebung der IT-Anwendungen
Digitalisierungsinventur auf Prozessebene durch Interviews mit den Fachverantwortlichen
Ableitung eines Projektportfolios der Veränderungsvorhaben mit Projektsteckbriefen
Priorisierung der Projekte und Ressourcen- und Ablaufplanschätzung (Roadmap)
Konzeption von DMS-Einsatzszenarien je Geschäftsbereich der Verwaltung
Analyse IST-Aktenstand und Konzeption eines SOLL-Aktenplans (einschließlich Aufbau der großen Fallakten in den Bereichen Personal, Studierende, Beschaffung, Verträge, etc.)
Kompetenzen
Prozessübersicht und Prozessanalyse
Strukturierte Interviewführung
Planung von IT-Anwendungslandschaften im Hochschulbereich
DMS-Expertise
Aktenplanentwicklung
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